Zo blijf je ook na je vakantie uitgerust

Houd je vakantiegevoel vast op je werk
Prettige vakantie op je werk

Ooit hoorde ik het verhaal van een man die terugkwam van drie weken vakantie, zijn emailinbox opende, 2513 ongelezen berichten aantrof, zijn Outlook direct weer afsloot en terug naar huis ging. Zijn emails heeft hij niet meer gelezen.

Wie herkent dit gevoel niet?  Te veel mail, te veel telefoontjes, te veel vergaderingen, te veel vragen. Te veel.
Oorzaak: wij kenniswerkers doen bijna alles met ons hoofd. We bedenken zelf wanneer we wat en hoe gaan doen. Dat kost veel energie. Bovendien laten al die dingen je hoofd niet los. Nee veel erger, ze schieten je weer te binnen als ‘losse eindjes’ als je naar huis rijdt of als je probeert te slapen.

Door al die hoofdzaken is je vakantiegevoel in no time verdwenen in de fotoslideshow op Facebook. Bovendien hebben de meesten van ons maar 25 vrije dagen per jaar, waardoor het niet mogelijk is om met een vakantie weer bij te tanken.

De vraag is dus: hoe blijf je ook na je vakantie uitgerust?
Volgens expert in slimmer werken, Taco Oosterkamp, biedt Getting Things Done uitkomst.

Dit systeem, ontwikkeld en beschreven door David Allen, voorkomt dat je vastloopt in de rompslomp. Het helpt je om overzicht te houden over je werk en niet overspoeld te raken door alle informatie die op je afkomt.

Aan de slag met Getting Things Done
Volg deze basisprincipes. Alvast een prettige vakantie op je werk!

  • Verzamel alles wat je moet onthouden, volgen of doen, in een ‘bucket’: een fysiek postvak, een e-mail-inbox, een pda, wat dan ook. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem. Leeg je buckets eens per week.
  • Verwerk de gegevens in de bucket en volg hierbij de volgende, strikte, werkwijze:
    Begin bovenaan.
    Verwerk één item per keer.
    Stop nooit iets terug in de bucket.

    Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden:
    voer deze uit (als het korter duurt dan twee minuten),
    beleg de actie bij iemand anders, of
    neem het item op in de actielijst.

    Als voor een item geen actie nodig is:
    archiveer het item voor latere referentie,
    gooi het item weg, of
    neem het item op voor mogelijk latere actie.
    Hanteer de 2-minuten regel: als het minder dan 2 minuten kost om iets te doen, doe het dan direct.

  • Bekijk de lijsten met acties en herinneringen. Kies, uitgaande van je beschikbare tijd, energie en voorzieningen, de belangrijkste taak die je op dat moment zou kunnen doen.
  • Doe. Voer je gekozen taak consequent uit.
    Daarna is’ie af. Altijd een mooi moment: de taak was al uit je hoofd maar kan nu ook uit je bucket!

Meer weten over Getting Things Done?

Advertisement

2 comments

  1. Haha, ja en het werkt! Ik heb deze techniek al eens eerder gezien tijdens een training tijdmanagement (jaja, soms zijn dat soort trainingen echt Nuttig). Iets andere manier, maar dezelfde uitgangspunten.

    Verder heb ik in de loop der jaren geleerd dat niemand van jou verwacht dat je alles meteen doet. Terugkoppelen dat je het later doet is ook prima. Misschien is dat ook nog een extra element: maak anderen duidelijk dat het op de actielijst staat en dat er aandacht voor komt. ‘Niet nu’ is geen ‘nee’, maar ik weet dat veel mensen dat lastig vinden 🙂

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *