kanban helpt je organiseren

De ‘Kanban’ methode helpt je na de vakantie om weer op gang te komen

Na de vakantie meteen georganiseerd beginnen aan het ‘gewone’ leven? De Kanban methode biedt uitkomst, zodat jij de relaxtheid van de vakantie kunt vasthouden.

De vakantie is voor de meeste van ons weer voorbij en dan is het toch altijd weer even inkomen op je werk of thuis. Een overvolle inbox en een heleboel taken liggen op je te wachten. Hoe zorg je ervoor dat je vanaf het begin meteen overzicht houdt?

De kracht van de eenvoud

De Kanban methode komt oorspronkelijk uit Japan en Kanban betekent letterlijk ‘signboard of billboard’.  Het is ontwikkeld bij Toyota om de efficiëntie in het bedrijf te verhogen en zo min mogelijk tijd, mankracht en middelen verloren te laten gaan en dat bleek te werken. De kracht van Kanban zit hem in de eenvoud van de methode. Al snel bleek deze methode niet alleen geschikt voor bedrijven, maar ook voor het organiseren van je persoonlijke leven.

Valkuilen bij het organiseren van je leven

Een veel voorkomende valkuil is het maken van te lange to-do lijsten in je telefoon. Een to-do lijst is heel handig, maar werkt averechts als het aantal actiepunten volledig uit de hand loopt. Hierdoor heb je geen overzicht meer en blijven openstaande taken vaak ergens verstopt in je telefoon hangen. En als je dan een taak hebt afgerond, verdwijnt deze uit je telefoon en dat is weinig bevredigend. De Kanban methode heeft een andere benadering.

Visualiseer je taken

De Kanban methode draait volledig om het visualiseren van de taken die je wilt doen op een fysiek bord. Je kunt het gebruiken voor je werk, bijvoorbeeld als je meerdere opdrachtgevers hebt, je administratie, je huishouden of je vrije tijd. En natuurlijk ook voor een combinatie daarvan.

Het werkt het beste als je het bord ophangt op een plek waar je veel komt. In de keuken, de werkkamer, of op je werk. Als je de methode goed toepast, is het op elk moment van de dag inzichtelijk wat je moet doen. Ben je veel onderweg? Dan kun je voor een digitaal bord kiezen, dat reist dan met je mee. Hiervoor kun je Trello of de Kanban app gebruiken.

Aan de slag

Je start met het maken van een bord met drie vakken: to do, doing en done. Voor het gemak gaan we ervan uit dat je een fysiek bord gebruikt.

To do

Je begint bij het vak to do. Hier schrijf je op post-its wat je actiepunten zijn. Belangrijk is dat je een keuze maakt wat je echt wilt doen. Je kunt bijvoorbeeld met jezelf een maximaal aantal actiepunten per dag afspreken, dat echt haalbaar is. Daarnaast kun je nog overzicht creëren door de kleur van de post-it een betekenis te geven. Je werk groen, je familie roze en je vrijetijd oranje. Of de kleur geeft de urgentie aan. Zo voorkom je dat je gaat multitasken, waardoor je het risico loopt alles half te doen.

Doing

Het volgende vak is doing. In het vak doing plak je de post-its uit het vak to do, waar je op dat moment aan werkt. Zo weet je precies waar je mee bezig bent en wat je nog moet doen.

Done

Tenslotte is er het kopje done. Dit is natuurlijk het kopje waar je het voor doet. Niets is zo bevredigend als het doorplakken van een post-it in dit vak. Je bent er klaar mee, taak afgerond. Het vak done is als het ware een schouderklopje voor jezelf.

Start overzichtelijk

Het is aan te raden om overzichtelijk te starten, dus met drie vakken. Als je er een tijdje mee werkt, kun je deze vakken wat uitbreiden. Bijvoorbeeld een kopje ‘in de wacht’ voor zaken die je niet zelf in de hand hebt en waarvoor je afhankelijk bent van iemand anders. Of een vak ‘uitbesteden’, zoals je belastingaangifte, of de hond uitlaten.

Er is op het moment veel aandacht voor Kanban en de methode werkt voor heel veel mensen goed. We zijn heel benieuwd wat jij er van vindt. Zou je dit willen gebruiken? Of heb je genoeg aan de agenda in je telefoon? Laat je het ons weten?

 

 

Advertisement

3 comments

  1. Ik heb de to do zaken in mijn mobiel agenda; de zaken die op de dag zelf móeten gebeuren zijn rood; anderen zijn groen en die kunnen zonodig doorschuiven naar de volgende dag of naar een latere datum.
    Te bezoeken exposities heb ik op een notitiepagina staan. In mijn agenda staat dan ‘zie bij exposities’ en dat heeft een mooi kleurtje.
    De to-do lijst heeft max 10 items (meestal minder)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *